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Riconciliazione bancaria: uno strumento essenziale per la contabilità aziendale, le modalità per l’accesso

La riconciliazione bancaria è un’attività contabile fondamentale che consente di verificare la corrispondenza tra i movimenti registrati nell’estratto conto bancario e quelli presenti nella contabilità aziendale. Non è obbligatoria per legge, ma è altamente consigliata per garantire l’esattezza dei dati finanziari e il corretto monitoraggio della liquidità. Attraverso questa procedura è possibile individuare errori, mancati pagamenti o ritardi bancari, migliorando così la gestione della tesoreria aziendale.

L’esigenza di effettuare questa verifica nasce dal fatto che spesso i movimenti vengono registrati in momenti diversi da azienda e banca. Questo può generare discrepanze che, se non rilevate tempestivamente, rischiano di compromettere l’affidabilità dei dati contabili. La riconciliazione bancaria consente di mantenere allineate le due fonti, evidenziando eventuali anomalie e riducendo i margini di errore. È un’attività che dovrebbe essere svolta periodicamente, in genere a cadenza mensile, o almeno una volta l’anno.

All’interno dell’azienda, la riconciliazione bancaria è una competenza dell’ufficio contabile. Può essere eseguita da un addetto amministrativo interno oppure da un professionista esterno incaricato della gestione contabile. Molti studi contabili offrono questo servizio ai clienti, ricorrendo sempre più spesso a sistemi automatizzati per velocizzare i tempi e ridurre gli errori. L’introduzione di software gestionali consente infatti di effettuare confronti in modo efficiente e sicuro, evitando operazioni manuali ripetitive.

Esistono tre modalità principali per eseguire la riconciliazione bancaria: manuale, tramite fogli Excel oppure attraverso software specifici. Nella modalità manuale, l’operatore stampa i documenti e confronta a penna i movimenti bancari e contabili. L’uso di Excel consente un maggiore ordine, ma resta comunque un processo che richiede attenzione e aggiornamenti manuali. La soluzione più efficace e moderna è quella offerta dai software gestionali, che permettono la verifica automatica e guidata dei dati.

Le funzionalità dei gestionali Passepartout

I gestionali Mexal e Passcom di Passepartout includono una funzione di riconciliazione bancaria particolarmente avanzata. Grazie all’intelligenza artificiale e all’importazione automatica dei movimenti bancari, l’utente può effettuare la riconciliazione in pochi clic. Il sistema sfrutta il principio di Open Banking previsto dalla normativa PSD2, rendendo il processo ancora più snello. L’accesso ai dati avviene attraverso Cribis, che si collega direttamente alla banca, evitando il download manuale degli estratti conto.

Attraverso la funzione di riconciliazione automatica, è possibile verificare la presenza in primanota di tutti i movimenti bancari e viceversa. Il software controlla la corrispondenza di importi e date, rileva eventuali errori e propone correzioni immediate. Inoltre, genera in modo automatico le registrazioni contabili, associando le descrizioni dei movimenti alle causali codificate nel gestionale. Tutto ciò riduce drasticamente i tempi di lavoro e incrementa l’affidabilità delle operazioni.

Un sistema adatto sia alle aziende che ai commercialisti

La funzione di riconciliazione bancaria di Passepartout è pensata sia per l’uso aziendale, dove occorre verificare la coerenza dei dati contabili già inseriti, sia per l’impiego da parte dei commercialisti. Questi ultimi possono generare le operazioni contabili partendo direttamente dagli estratti conto, scegliendo tra modalità guidata e saldaconto. Questa flessibilità rende lo strumento adatto a differenti esigenze operative e consente di ottenere risultati professionali anche in contesti complessi.

La riconciliazione bancaria è un’attività fondamentale per mantenere una contabilità ordinata e corretta. Sebbene non obbligatoria, consente alle aziende di prevenire errori, individuare tempestivamente anomalie e migliorare il controllo finanziario. L’adozione di strumenti tecnologici come quelli offerti da Passepartout rappresenta oggi la soluzione ideale per rendere questo processo veloce, preciso e al passo con le nuove esigenze dell’impresa digitale.